11 Segreti per il successo del “Remote-First”

Alla luce degli eventi attuali, molte organizzazioni sentono gli effetti dell’imprevedibilità della vita. Con molte organizzazioni che cancellano gli eventi e le riunioni di persona e impongono politiche di lavoro temporaneo da casa, le aziende si rendono rapidamente conto di quanto siano realmente preparate a gestire questi eventi inaspettati. Ho intervistato Charles Barratt, Sr. Manager di Digital Workspace Pursuits in EMEA. Charles ha lavorato prevalentemente da casa per tutta la sua carriera e quindi ha raggiunto il “livello di esperto” quando si tratta di lavoro a distanza. Ha accettato di sedersi con me (a distanza) e di condividere alcune best practice sul tempo trascorso al di fuori dell’ufficio, sia temporaneo che a lungo termine. Date un’occhiata:

Kelly: Parlaci di te. Perché sei un esperto di lavoro a distanza e cosa significa per te?
Charles: Per la maggior parte della mia carriera sono stato classificato come lavoratore a distanza, da casa, flessibile* (*scegliete voi). Questo mi ha portato a fare delle esperienze terribili e delle esperienze meravigliose. La tecnologia è sempre stata presente per consentire alle persone di lavorare a distanza, ma lavorare a distanza non è la stessa cosa di “Remote-First” che prende in considerazione la cultura, il benessere e la tecnologia.

Kelly: Interessante. Allora, come definisci “Remote-First”?
Charles: Definisco Remote-First come una cultura che si intreccia nel DNA di un’organizzazione in cui la posizione fisica non è importante per fare affari e mantenere l’identità di un’organizzazione. La cultura di Remote-First assicura che ogni dipendente – sia esso a distanza o in ufficio – abbia la stessa esperienza e non si tratta solo di tecnologia o di strumenti. Significa trattare i dipendenti remoti nello stesso modo in cui si vorrebbe essere trattati e non come cittadini di seconda classe.

Kelly: Perché dovremmo pensare a Remote-First adesso?
Charles: L’attuale clima non è di buon auspicio per una collaborazione faccia a faccia e questo ha un impatto sulle persone e sulle aziende di tutto il mondo.  Le organizzazioni stanno ripensando a dove viene svolto il lavoro e nel mio mondo semplicistico, ho sempre creduto che il lavoro sia un’attività e non un luogo. Eppure questo è lontano dalla realtà per molte organizzazioni.

Kelly: Non potrei essere più d’accordo. Dal tuo punto di vista, perché pensi che sia così per la maggior parte delle organizzazioni?
Charles: Troppo spesso il lavoro a distanza è visto come un lusso. È percepito come qualcosa che si deve guadagnare e di cui le Risorse Umane vengono incolpate se non si può fare. Sono stato in grado di consigliare, implementare e avere a disposizione architetture tecniche per far sì che ciò avvenga, ma l’unica cosa che viene spesso trascurata è l’aspetto umano del lavoro a distanza.

Kelly: Sì, la tecnologia è importante, ma tenere alto il morale è ancora più importante. Quindi, come esperto di lavoro a distanza, quali sono i consigli e le best practices per i “nuovi lavoratori da remoto”?
Charles: Alcuni suggerimenti per Remote-First sono nella seguente lista. Non è esaustiva, ma è una lista che ha funzionato bene per me e per i miei team. Spero che vi sia d’aiuto se vi trovate a lavorare a distanza:

1. HappyHour – Una volta alla settimana/due settimane, organizzate un incontro in cui tutti i membri del team accendono il video, scelgono la bevanda che preferiscono e chiacchierano per 30/60 minuti su un argomento non lavorativo; conosci veramente i tuoi colleghi.
2. ‘Spazio per l’ufficio’ in casa – Lavorate in un luogo della vostra casa che corrisponda al vostro modo di lavorare. Ho 4 figli e questo crea dei rumori di fondo! Ricordate che il vostro ufficio a casa è prima di tutto una CASA.
3. Un solo posto per accedere ai contenuti lavorativi – Indipendentemente dal dispositivo o dalla posizione, dovreste avere un solo posto familiare per accedere a tutti i vostri contenuti digitali in modo sicuro.
4. Video di default – Se stai ricevendo una chiamata, accendi il tuo video. Non solo coinvolge le persone, ma fornisce anche una rassicurazione su come le persone stanno affrontando l’isolamento.
5. Contenuti del team accessibili – Se state organizzando riunioni in ufficio, dovreste sempre condividere lavagne, fogli o appunti in un posto centralizzato, in modo che gli altri non si sentano esclusi.
6. Lavagne digitali – Quando avete colleghi remoti che si uniscono alle chiamate, non usate una lavagna bianca fisica. Passate al digitale.
7. Pianificare il tempo insieme – Tutto funziona molto bene a distanza, ma le persone hanno bisogno di interazione fisica. Organizzate una squadra che si riunisca almeno una volta a trimestre.
8. Collaborazione in tempo reale – Non c’è più bisogno di dire Office 365 o Google Apps – l’idea è chiara.
9. Fare delle pause ogni 90 minuti – E’ importante staccare e sgranchire le gambe.
10. Parlate con qualcuno, chiunque (non solo con voi stessi) – Se un giorno non avete riunioni di lavoro, chiamate qualcuno o fate una passeggiata nei negozi. È importante tenersi impegnati.
11. Risultati – Ricordate che se state lavorando a un progetto che si basa sui risultati, usate le vostre ore di lavoro con saggezza. Spesso non è necessario lavorare dalle 9 alle 5. Potete, in molti modi, definire le vostre ore, purché il lavoro venga portato a termine.

Kelly: In questo momento molti lavoratori lavoreranno per la prima volta a distanza. Cosa dobbiamo fare se la nostra casa non è predisposta per un ufficio?
Charles: Ricordi che ho detto che il tuo ufficio a casa è prima di tutto una casa? Beh, non stressatevi se avete i bambini in casa e siete in una telefonata di lavoro. Il mio consiglio qui è di giocare in anticipo e dire alle persone, all’inizio della chiamata, che potrebbero sentire dei suoni e voci di personaggi animati in sottofondo. Non è mai stato un problema per me, e (credetemi) una frase o due su Buzz Lightyear sono dei grandi rompighiaccio!

Kelly: Non vedo l’ora che Buzz Lightyear si unisca a una delle mie chiamate! Va bene, se i lettori dovessero trarre una cosa da questa intervista, quale dovrebbe essere?
Charles: Mi considero molto fortunato nel ruolo che ho e posso lavorare da qualsiasi luogo. Il modo in cui mi è stato reso possibile è attraverso VMware Workspace ONE. La mia convinzione personale è che se sviluppiamo una cultura e un’architettura remote-first, allora questioni come situazioni climatiche estreme, le pandemie globali e gli incidenti causati dall’uomo non dovrebbero avere un impatto sul business in futuro. Dovrebbe essere solo business, as usual.

Kelly: Grazie, Charles

Fonte: VMware. Autore: Kelly Masters