Per molti professionisti, il service desk rappresenta il volto dell’IT. La qualità dell’esperienza con il service desk contribuirà notevolmente a definire la percezione dell’intera organizzazione IT, in particolare per i millennial che sono cresciuti con la tecnologia e sono abituati a servizi tecnologici personali di alta qualità. Questo confronto inevitabile rende essenziale per le organizzazioni IT modernizzare il proprio service desk per migliorare l’esperienza, l’efficienza e la responsabilità degli utenti.
“Il 57% delle organizzazioni ha registrato un aumento dei volumi dei ticket” – HDI 2016 Technical Support Survey.
Rimuovere le suddivisioni attraverso soluzioni trasversali può essere un elemento importante della modernizzazione dei service desk. Vediamo come estendere il service management attraverso una stretta integrazione con la gestione degli endpoint contribuisca a migliorare i KPI del service desk, come la soddisfazione degli utenti, il volume delle chiamate e il tempo di risoluzione.
Esperienza utente
Gli utenti si sentono frustrati quando devono fornire tutti i tipi di informazioni di base al telefono o tramite un modulo prima che il loro problema venga preso in considerazione. Un primo vantaggio dell’integrazione della gestione degli endpoint con il service management consiste nel collegare automaticamente i dati dell’utente con le informazioni sulla loro tecnologia (ad esempio dispositivi, software, configurazione) in modo che gli agenti abbiano a disposizione i dati nel ticket quando iniziano a lavorare su un caso. Per gli utenti, questo dimostra che gli agenti sono ben informati e pronti a muoversi rapidamente verso la risoluzione.
Il self-service può eliminare la necessità per molti casi di essere indirizzati al gruppo giusto, messi in coda ed alla fine elaborati da un agente. Sebbene non riduca il numero di richieste, consente agli utenti di risolvere autonomamente molti problemi senza dover contattare il service desk, migliorando la soddisfazione degli utenti. L’integrazione della gestione degli endpoint con un service catalog consente all’IT di offrire servizi completi che possono essere automaticamente consegnati all’utente. Ad esempio, i flussi di lavoro delle richieste di software possono essere automatizzati end-to-end, dalla richiesta di un’applicazione, alle approvazioni e ai controlli delle licenze, per installarlo su un dispositivo.
“L’obiettivo dovrebbe essere quello di rendere il self-service l’opzione di supporto di default e, allo stesso tempo, di aumentare la soddisfazione del cliente. Il self-service è sia economico che scalabile “. – Gartner report, Design IT Self-Service for the Business Consumer, Chris Matchett, 4 October 2017
Agenti più efficienti
Il collegamento automatico dei ticket con i dati sugli utenti e la loro tecnologia non solo migliora la soddisfazione degli utenti, ma migliora anche l’efficienza dell’agente del service desk eliminando la necessità di chiedere queste informazioni, nonché gli errori che possono derivare da una indagine manuale.
L’integrazione degli endpoint consente di eseguire direttamente azioni di diagnostica o di soluzione di un ticket attraverso strumenti di controllo remoto o azioni remote predefinite, riducendo così i cicli di andata e ritorno tra gli strumenti. Questa integrazione può inoltre limitare il numero di escalation necessarie, evitando lunghe code di lavoro e il rischio di errori di comunicazione e offrendo all’utente un vero e unico punto di contatto.
Poiché è importante tenere traccia di come è stato risolto un ticket, gli agenti possono dedicare tempo a documentare le proprie azioni. L’integrazione della gestione degli endpoint consente al service desk di salvare automaticamente le informazioni sul dispositivo coinvolto, registrando le azioni eseguite (ad esempio il controllo remoto eseguito dall’agente X alle ore HH: MM: SS) per migliorare la qualità dei dati dei ticket e fornire maggiore trasparenza senza alcun costo.
Manutenzione proattiva degli endpoint
Con l’integrazione ITSM, il software agente in esecuzione su sistemi client può monitorare molti parametri e generare avvisi e ticket senza che l’utente sia coinvolto. Gli esempi includono, sistemi di memorizzazione che hanno quasi raggiunto la propria capacità, o antivirus non conformi, o un evento critico che è stato rilevato. Ciò consente al personale del service desk di gestire il problema prima che si ripercuota sull’utente e pianificare un’attività di manutenzione quando non vi è alcun rischio di perdita di produttività.
Avere informazioni sugli utenti e i loro dispositivi adeguatamente documentati faciliterà, in caso di incidente, anche la potenziale indagine sui problemi e aiuterà a indirizzare azioni di soluzioni di massa.
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