WESTPOLE ha scelto 4me per portare il proprio Service Management ad un livello superiore

WESTPOLE ha scelto 4me per portare il proprio Service Management ad un livello superiore

Grazie a un unico portale di facile utilizzo per l’intera azienda e per tutti i suoi clienti, l’erogazione del servizio è migliorata in modo significativo.

“Il nostro service delivery è migliorato in modo significativo ora che tutti i processi sono gestiti in 4me. I workflows efficienti e facili da gestire, il service catalog ben progettato come unico punto di contatto (single point of contact) e il configuration management database sono stati fondamentali e hanno fatto la differenza.”

“Inoltre, grazie alla visibilità e alla reportistica di 4me, ora abbiamo molte più informazioni e un maggiore controllo; è più facile capire cosa sta accadendo e apportare le dovute modifiche. E grazie alla funzionalità di monitoraggio dei costi di servizio, abbiamo una conoscenza accurata dei costi dei processi”.

Raffaella Ciampini, Quality Assurance Specialist presso WESTPOLE ITALIA

L’implementazione è avvenuta in collaborazione con il partner italiano di riferimento di 4me, C.H. Ostfeld Servizi, che ha garantito che 4me fosse implementato senza problemi e rispondesse a tutte le esigenze di WESTPOLE.

Leggi la success story

Download “4me Success Story Westpole” 4me-Success-Story-Westpole-EN.pdf – Scaricato 12 volte – 546 KB

Fonte: 4me

Premium Implementation Partner di 4me

Premium Implementation Partner di 4me

Siamo orgogliosi di essere  Premium Implementation Partner di 4me.

Questo prestigioso riconoscimento ci qualifica come fornitore altamente qualificato di servizi professionali per la soluzione 4me.

4me® unisce l’ITSM con le funzionalità ESM e SIAM, consentendo a tutti i reparti interni, come IT, HR e Facilities, nonché ai fornitori di servizi esterni e ai clienti, di collaborare in modo sicuro e senza soluzione di continuità in un’unica piattaforma completa. Allo stesso tempo, 4me fornisce una visibilità e un controllo completi dei costi e della qualità dei servizi.

C.H. Ostfeld Servizi sarà presente all’evento 4me Connect 2022

C.H. Ostfeld Servizi sarà presente all’evento 4me Connect 2022

Il 30, 31 maggio e il 1 giugno  C.H. Ostfeld Servizi sarà presente all’evento 4me Connect 2022 che si terrà a  Rotterdam.

4me Connect è un entusiasmante evento annuale di due giorni dedicato al SIAM e al Service Management.

4me permette la gestione completa dei servizi aziendali. Creato per ottimizzare l’automazione del flusso di lavoro dei servizi per tutti i reparti – IT, Risorse umane, Acquisti, Strutture, Sicurezza e altro – in un’unica piattaforma completa.

Durante l’evento sono previste sessioni di formazione e certificazione rivolte ad amministratori e consulenti, news e roadmap.

Download “Agenda Training” 4me-Connect22-Agenda-Day1.pdf – Scaricato 52 volte – 58 KB

Download “Agenda conferenza” 4me-Connect22-Agenda-Day2-FINAL.pdf – Scaricato 59 volte – 64 KB

 

 

4me ha ricevuto il riconoscimento “Customers’ Choice” nel Gartner Peer Insights 2022

4me ha ricevuto il riconoscimento “Customers’ Choice” nel Gartner Peer Insights 2022

Per il secondo anno consecutivo, 4me ha ricevuto il riconoscimento Customers’ Choice. 4me è stata nominata Customers’ Choice nel Gartner Peer Insights 2022 ‘Voice of the Customer’: IT Service Management Tools (ITSM). 4me ha ricevuto valutazioni eccellenti dai suoi clienti che hanno partecipato inviando le loro recensioni, la cui autenticità è stata successivamente verificata da Gartner® Peer InsightsTM.

Leggi il comunicato stampa completo qui.

Riconoscimento per le migliori aziende valutate dai clienti
Gartner Peer Insights Customers’ Choice è un riconoscimento per i fornitori e i prodotti con valutazioni particolarmente positive da parte dei clienti. Gartner mantiene criteri rigorosi per il riconoscimento dei fornitori che hanno ottenuto un elevato tasso di soddisfazione dei clienti.

4me ha ricevuto recensioni entusiastiche
Al 27 aprile 2022, 4me ha ricevuto 157 recensioni, con un risultato di 4,6 su una valutazione di 5 stelle con il 94% dei clienti di 4me che ha affermato che consiglierebbe la soluzione ai propri colleghi e ad altre organizzazioni.

Siamo entusiasti di essere stati nominati Customers’ Choice nel  Gartner Peer Insights per gli strumenti di IT Service Management per il secondo anno consecutivo. Ringraziamo tutti per il loro feedback. Il feedback dei clienti è molto prezioso per 4me, ed è bello leggere che così tanti dei nostri clienti sono felici della loro scelta e raccomanderebbero 4me ad altre organizzazioni aziendali.
Martijn Adams, Chief Customer Officer di 4me

I clienti sono chiaramente soddisfatti del loro passaggio alla soluzione di service management di nuova generazione 4me. Ecco alcune delle loro recensioni:

★★★★★ “4me Is A Game Changer In Service Management And Collaboration”

★★★★★ “Best Designed ITSM Tool”

★★★★★ “Great Platform, Fast Implementation, Genuinely Nice People”

★★★★★ “Fast, Available And Easy To Use”

★★★★★ “Enterprise Service Management – Made Easy”

★★★★★ “Extremely Robust ITSM System”

Leggi altre recensioni di 4me su Gartner Peer Insights.

Gartner Disclaimer
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Fonte: 4ME

Lansweeper per il supporto IT

Lansweeper per il supporto IT

Raggiungete l’eccellenza del servizio con un inventario completo e accurato degli asset IT.

  • Ottenete i dati di cui avete bisogno: Popolate automaticamente il vostro ITSM e CMDB con dati completi e sempre accurati sugli asset IT e sui dati di configurazione.
  • Accelerate il MTTR ed evitate interruzioni del servizio: Individuate rapidamente i problemi e valutate l’impatto delle modifiche, prima di implementare la correzione.
  • Ottimizzate la spesa IT: Effettuate un processo decisionale basato sui dati in merito agli acquisti di nuovo hardware e software.

Problemi IT? Li risolvi tu.

L’infrastruttura IT si sta espandendo rapidamente – e questo significa che state elaborando più richieste di servizio e supporto. Gli utenti aziendali contano su di voi per aiutarli a rimanere produttivi.

A tal fine, è necessario acquisire, convalidare e smistare rapidamente le richieste in arrivo – e comprendere l’impatto di qualsiasi cambiamento sull’infrastruttura e le configurazioni esistenti prima di implementarle. Mentre lavorate per migliorare il tempo medio di riparazione di un guasto (MTTR), è fondamentale dare priorità al lavoro del vostro team e pianificare le correzioni in modo efficiente per ridurre al minimo le potenziali interruzioni di servizio e i tempi di inattività. L’obiettivo finale? Migliorare l’erogazione dei servizi per soddisfare gli SLA e persino superare le aspettative degli utenti.

Dati frammentati e incompleti influenzano l’MTTR

Con asset IT e dati di configurazione incompleti e imprecisi, è impossibile individuare la causa principale di un problema o prevedere il potenziale impatto dell’implementazione di nuovi software, hardware o modifiche richieste nel vostro ambiente IT. Il monitoraggio e l’audit manuale richiedono tempo e denaro, e hanno un impatto sulla vostra capacità di dare assistenza ai clienti in modo efficiente. Mentre i vostri tecnici si affannano a trovare le informazioni necessarie per completare una richiesta, i vostri clienti si lamenteranno della lentezza del servizio e della perdita di produttività. Si sprecano tempo e denaro e, in definitiva, l’azienda ne risente.

Accelerare il MTTR e ottimizzare la spesa IT

Lansweeper rileva e riconosce automaticamente e continuamente gli asset IT nella vostra infrastruttura (server, laptop, desktop, macchine virtuali, sistemi operativi, software e altre risorse distribuite in rete), assicurando che il vostro Service Desk abbia sempre accesso ai dati di configurazione e alle risorse IT più aggiornate. Lansweeper si integra perfettamente con i più diffusi strumenti ITSM e CMDB, migliorando i processi ITIL con una visibilità immediata dei dispositivi e dei software in esecuzione e la loro posizione.

Con i dati di Lansweeper a portata di mano, è possibile valutare rapidamente l’impatto di potenziali modifiche all’infrastruttura o alle configurazioni, e allineare le risorse per risolvere più rapidamente ed efficacemente i problemi e le richieste di servizio. Non solo migliorerete l’MTTR, ma sarete anche in grado di prendere decisioni informate sull’acquisto di nuovo hardware o licenze software per ottimizzare la spesa IT.

Fonte: Lansweeper

Monitoraggio dei costi di servizio nell’ITSM

Monitoraggio dei costi di servizio nell’ITSM

L’anello mancante tra la qualità del servizio IT e il valore aziendale.

La maggior parte delle organizzazioni IT può riferire circa la qualità di un servizio e fornire dettagli sui budget IT in base ai reparti o agli asset. Tuttavia, il costo della fornitura di un servizio così come viene effettivamente consumato dall’organizzazione è in gran parte sconosciuto. Questo punto cieco operativo è l’anello mancante quando si cerca di determinare il valore aziendale di un servizio.

Questo eBook di EMA mostra come 4me colma il grande divario tra  servizio IT e la finanza aziendale con una capacità di gestione finanziaria IT semplice da usare che è stata integrata nella sua soluzione ITSM/ESM fin dall’inizio.

Download “EMA eBook IT Service Cost Tracking in ITSM” EMA-eBook-IT-Service-Cost-Tracking-in-ITSM-FINAL.pdf – Scaricato 81 volte – 4 MB

Fonte: 4me

ITAM vs. ITSM vs. ITOM: quali sono le differenze?

ITAM vs. ITSM vs. ITOM: quali sono le differenze?

I professionisti IT sono bombardati da acronimi, e con così tante sovrapposizioni tra le varie discipline IT non c’è da meravigliarsi se finiamo per confonderci! In questo post, definiremo ITAM, ITSM e ITOM, esploreremo le loro differenze e parleremo di una cosa fondamentale che hanno in comune: la dipendenza da dati completi e accurati degli asset IT.

Cos’è l’ITAM?

ITAM sta per IT Asset Management. È il processo di contabilizzazione di tutte gli asset che compongono l’infrastruttura IT, compreso tutto l’hardware come server, router, gateway, dispositivi degli utenti finali, tecnologia operativa e dispositivi connessi a Internet (IoT) che sono collegati alla rete, e il software in esecuzione su questi dispositivi. L’ITAM comprende i processi per l’implementazione, la manutenzione, l’aggiornamento e lo smaltimento delle risorse IT, nonché il monitoraggio e il controllo dell’utilizzo di tali risorse durante il loro ciclo di vita.

Un ITAM efficace è particolarmente necessario oggi, dato che il patrimonio IT continua ad espandersi a causa dell’accelerazione della trasformazione digitale e della mobilità. Una solida strategia ITAM aiuta le organizzazioni a gestire e ottimizzare i costi associati alla loro infrastruttura IT e a massimizzare il ROI degli investimenti IT assicurando che le risorse siano allocate in modo appropriato. Monitorando l’uso dell’hardware e del software, si possono ridurre i costi di licenza e di supporto e imporre la conformità alle politiche e ai requisiti normativi. Un ITAM efficace può anche ridurre gli sprechi eliminando lo shadow IT e i dispositivi inattivi.

Inoltre, il luogo di lavoro ibrido di oggi permette ai dipendenti di accedere alle risorse aziendali da remoto, utilizzando potenzialmente dispositivi non autorizzati o non protetti che possono introdurre vulnerabilità nella rete. ITAM aiuta a garantire che tutte le risorse IT siano distribuite con i protocolli e le protezioni di sicurezza adeguati.

ITAM inizia con il processo di raccolta di un inventario completo e accurato delle risorse IT – e più i dati sono dettagliati, meglio è. Questi dati possono essere utilizzati per prendere decisioni sugli acquisti di hardware e software, sull’allocazione delle risorse, sull’applicazione delle politiche, sulla governance IT e altro ancora.

Che cos’è l’ITSM?

Mentre l’ITAM si riferisce alla gestione delle risorse hardware e software collegate a una rete, l’ITSM – o IT Service Management – è il modo in cui i team IT gestiscono la fornitura di servizi IT agli utenti. L’ITSM include tutti le attività relative alla progettazione, creazione, fornitura e supporto dei servizi IT. I casi d’uso dell’ITSM includono il change management, il configuration management, il capacity planning, e il disaster recovery, per nominarne alcuni.

L’ITSM spesso sfrutta l’IT Infrastructure Library (ITIL), un framework che descrive il modello del ciclo di vita dei servizi e fornisce processi strutturati e best practice per una gestione efficace in ogni fase. Altri framework che possono essere sfruttati per l’ITSM includono Center for Internet Security (CIS) Controls, COBIT, ISO/IEC 20000 e Microsoft Operations Framework.

L’ITSM aiuta a standardizzare i processi IT, riducendo così i costi e i rischi IT. Gestendo i servizi IT in un’organizzazione tramite flussi di lavoro ripetibili e standardizzati, l’ITSM può migliorare la governance IT e garantire che l’azienda abbia le risorse IT necessarie per funzionare.

L’IT Service Management (ITSM) è più efficiente quando si ha accesso a dati accurati e aggiornati nel CMDB. Ma il CMDB spesso non dispone di integrazioni dirette agli strumenti ITSM, richiedendo ai team del supporto di impegnare risorse interne per creare integrazioni personalizzate – o essere costretti a prendere decisioni basate su dati incompleti, obsoleti e spesso imprecisi.

Mentre l’ITAM si concentra sulla gestione degli aspetti finanziari, contrattuali e logistici di un asset IT per tutto il suo ciclo di vita, l’ITSM si concentra sulla fornitura del servizio. Poiché le soluzioni ITSM sono progettate per supportare le richieste degli utenti per i servizi IT, è un vantaggio quando possono integrarsi con le soluzioni ITAM. Attraverso questa integrazione, le soluzioni ITAM forniscono le informazioni di cui le soluzioni ITSM hanno bisogno per soddisfare le richieste di servizio.

Cos’è l’ITOM?

È qui che si fa un po’ di confusione!

La frase chiave per ITOM — o IT operations Management — è Service Operation. Tecnicamente parlando, l’ITOM è un sottoinsieme dell’ITSM, e quindi anche coperto da ITIL. L’ITOM si concentra sull’esecuzione delle attività quotidiane di gestione dell’infrastruttura IT, comprese tutte le tecnologie e le applicazioni. Questi compiti comprendono i processi di Service Operation del ciclo di vita dei servizi IT, che, secondo ITIL v3, includono:

  • Application Management
  • Change Management
  • Operations Management
  • Control processes and function
  • Scaleable practices
  • Measurement and control

Mentre l’ITSM si concentra su come i servizi vengono forniti ai clienti, l’ITOM monitora gli eventi e le prestazioni, e i processi utilizzati dall’IT per gestire le proprie attività interne.

Qual è il denominatore comune? In una parola: i dati

Affinché ITSM e ITOM siano efficaci, i team IT devono avere accesso a dati completi e accurati degli asset IT. Per questo motivo, l’ITAM è un punto di partenza essenziale per le altre due discipline, perché comporta la creazione di un inventario dettagliato delle risorse IT, di tutto l’hardware, il software e gli altri asset di rete. Senza questi dati, un ITSM e un ITOM efficaci sono impossibili. Come potete soddisfare le richieste di servizio o garantire un funzionamento continuo e affidabile del servizio se non avete informazioni su dove si trovano gli asset, chi li sta usando, se hanno bisogno o meno di aggiornamenti o altre informazioni critiche sullo stato attuale degli asset IT?

Ecco perché tutti i principali framework di governance IT – CIS, COBIT, ITIL e ISO – specificano come attività centrale ed essenziale, il processo di creazione di un inventario completo e accurato degli asset IT. Se non sapete di quali risorse IT disponete, non potete gestirle o proteggerle.

Iniziate con l’IT Discovery

Affinché l’ITSM e l’ITOM siano efficaci, è assolutamente fondamentale che le organizzazioni conoscano il proprio patrimonio IT. Ma quasi un terzo delle organizzazioni riferisce di non sapere di quali risorse dispone, dove si trovano o chi le sta utilizzando.

Una soluzione completa per l’IT Discovery, l’inventario IT e l’analisi IT, è Lansweeper che automatizza il processo di creazione e di mantenimento di un inventario delle risorse IT sempre accurato. Elimina le attività manuali che richiedono molto tempo, garantendo ai team IT l’accesso a informazioni dettagliate aggiornate al minuto su ogni risorsa collegata alla rete. In questo modo, Lansweeper aiuta le aziende ad avere un’organizzazione IT moderna e ben gestita, ottimizzando e semplificando tutti i processi inclusi in ITAM, ITSM e ITOM.

Fonte: Lansweeper

Estendere la capacità dell’ITSM per includere la gestione della sicurezza informatica

Estendere la capacità dell’ITSM per includere la gestione della sicurezza informatica

Con la crescente necessità per le imprese di essere conformi alla legislazione sulla protezione dei dati e agli standard di sicurezza, nasce la necessità di istituire un sistema per supportare e monitorare le procedure di protezione e sicurezza dei dati. Questo white paper esamina se è una buona idea utilizzare l’IT service management (ITSM) o l’enterprise service management (ESM) esistenti per questo scopo e identifica la funzionalità che un sistema ITSM dovrebbe possedere per avere successo in questo settore.

L’IT non è un’isola. Né lo è nemmeno la sicurezza informatica. Come vi dirà qualsiasi buon management framework, Governance, Risk and Compliancy (GRC) sono al centro di ciò che viene fatto nell’IT. Può sembrare semplice, ma è facile perdersi nella miriade di framework, best practice, linee guida, standard e buoni consigli disponibili. E quando avete finalmente identificato i framework di gestione a cui la vostra organizzazione vuole aderire, dovete decidere il sistema o i sistemi per gestire i framework. Oppure come spesso accade, le organizzazioni finiscono con l’avere un sistema di gestione separato per ciascuno di questi framework.

Non sarebbe meglio avere un unico sistema di gestione, un cosiddetto Integrated Management System (IMS) che combini tutti gli aspetti dei sistemi, processi e standard di un’organizzazione in un unico sistema intelligente? E perché non utilizzare il vostro IT service management o l’enterprise management system a tale scopo? Questo unico sistema misto consentirà alla vostra organizzazione di semplificare la gestione, risparmiare tempo e aumentare l’efficienza.

Per portare con successo i management frameworks su un sistema di gestione, una prima importante domanda a cui rispondere è se ci sono punti in comune a tutti questi framework.

E se davvero questi framework condividono alcuni principi comuni, significa che è una buona idea utilizzare un sistema comune per supportare e monitorare questi framework? E in secondo luogo, quali sono i requisiti per questo sistema di gestione integrato e il vostro attuale sistema ITSM è conforme a questi requisiti?

Questo white paper risponderà a entrambe le domande.

Download “4me Whitepaper Extending ITSM Capabilities to Include Information Security Management” 4me-Whitepaper-Extending-ITSM-Capabilities-to-Include-Information-Security-Management-US-EN.pdf – Scaricato 119 volte – 524 KB

Fonte: 4me

Il vostro CMDB è uno strumento prezioso, ma solo se potete fidarvi di lui

Il vostro CMDB è uno strumento prezioso, ma solo se potete fidarvi di lui

Un Configuration Management Database (CMBD) è un sistema costruito appositamente per memorizzare la vostra infrastruttura IT e le relazioni tra i vostri asset IT – tutto l’hardware, il software, la tecnologia operativa e i dispositivi IoT che compongono il vostro patrimonio IT. In quanto tale, il vostro CMDB può fornire le basi per l’IT service management (ITSM) ed essere uno strumento prezioso per assistervi nella gestione degli asset software, le iniziative di cybersecurity e le verifiche di conformità – ma solo se è completo, accurato e aggiornato.

Il vostro CMDB offre numerosi vantaggi quando potete fidarvi dell’accuratezza e della completezza dei dati che contiene:

  • Riduce al minimo l’impatto delle interruzioni:

Secondo Aberdeen Group, il costo dei tempi di inattività è aumentato del 60% dal 2014. Oggi, ogni ora di inattività costa alle organizzazioni una media di 260.000 dollari. Spesso la prima volta che l’IT viene a conoscenza di un’interruzione dei servizi aziendali è quando gli utenti finali si lamentano. Affrontare proattivamente le interruzioni dei servizi aziendali prima che inizino non è solo essenziale per i servizi, ma anche per aiutare a prevenire perdite finanziarie devastanti. Un CMDB accurato aiuta a identificare, diagnosticare e risolvere le interruzioni di servizio più velocemente.

  • Migliora la sicurezza della rete:

L’FBI riferisce che dall’inizio del coronavirus, i cyberattacchi sono aumentati del 300%, e Accenture riferisce che il 68% dei leader aziendali ritiene che il rischio continuerà ad aumentare. Ecco perché è essenziale identificare e affrontare qualsiasi vulnerabilità che può aprire la porta a un attacco. Fungendo come un’unica fonte di verità per i dati di configurazione delle risorse IT, il CMDB aiuta i team della sicurezza a identificare e correggere rapidamente e facilmente le vulnerabilità per ridurre il rischio di un incidente di sicurezza.

  • Accelera la risoluzione dei problemi:

L’ITSM è più efficiente con un CMDB accurato e aggiornato. La capacità di aggiornare i Configuration Items (CI) con dati completi e poi mapparli migliora la rapidità del service desk, consentendo una risoluzione più veloce dei problemi. Le organizzazioni IT possono allegare report sugli incidenti ai CI e monitorarli nel tempo per comprendere meglio l’impatto delle interruzioni di servizio pianificate e non, ottenendo la visibilità di cui hanno bisogno per prevenire i problemi in primo luogo o mitigare l’impatto se si verificassero.

  • Semplifica la conformità:

Garantire che l’organizzazione sia conforme alle normative governative e di settore, alle certificazioni e ai requisiti normativi come SOX, HIPPA e PCI è un ruolo fondamentale dell’IT. Tuttavia, senza dati accurati, è uno sforzo che richiede tempo e denaro. Un CMDB accurato semplifica gli audit di conformità e il reporting, fornendo un rapido accesso a dati accurati e completi di asset e configurazione IT.

Purtroppo, molte aziende hanno difficoltà con i progetti CMDB e non riescono a realizzare il valore potenziale di un CMDB ben gestito. Molte organizzazioni IT si affidano ancora a processi manuali come i fogli di calcolo per tenere traccia delle configurazioni e inserire le informazioni nel CMDB. Gli aggiornamenti lenti e manuali sono soggetti a errori umani, con il risultato di avere dati di configurazione incompleti e imprecisi che diventano obsoleti non appena gli aggiornamenti sono completati. Il tentativo di mantenere il CMDB aggiornato porta a continue sfide di manutenzione e ad alti costi operativi.

Senza una visibilità completa sugli asset e le configurazioni IT, le interruzioni non pianificate sono inevitabili, con un impatto sulla produttività e causando enormi perdite finanziarie.

Mantenete il vostro CMDB completo e aggiornato con l’individuazione automatizzata degli asset IT

Un modo intelligente per mantenere il vostro CMDB sempre accurato e aggiornato è quello di migliorare l’individuazione degli asset IT. Lansweeper è uno strumento di rilevamento delle risorse IT in grado di eseguire automaticamente la scansione dell’intero patrimonio IT, creando un’unica fonte di verità per i vostri dati IT, compresi i dispositivi, le applicazioni e gli utenti all’interno della vostra infrastruttura IT. Questo inventario delle risorse può essere utilizzato per popolare automaticamente la vostra soluzione CMDB attraverso una perfetta integrazione, garantendo che i dati che la vostra organizzazione utilizza per l’ITSM, la gestione della sicurezza, la conformità e altri casi d’uso siano sempre completi e aggiornati.

In questa intervista con Cassandra Lloyd, Partner Alliance Manager di Lansweeper, puoi saperne di più su come migliorare l’accuratezza dei dati del tuo CMDB attraverso l’automazione.

Scopri di più sulle integrazioni di Lansweeper che ti aiutano a risolvere le sfide della manutenzione del tuo CBMD e ti aiutano a massimizzare il suo valore.

Fonte: Lansweeper

Trasformare il portale self-service nella più preziosa risorsa per i dipendenti

Trasformare il portale self-service nella più preziosa risorsa per i dipendenti

La maggior parte dei dipartimenti IT ha già un portale self-service, ma lottano per convincere i dipendenti a usarlo. Per vari motivi, i dipendenti continuano a chiamare o inviare un’e-mail al service desk ogni volta che hanno bisogno dell’aiuto degli esperti IT. Questo è un peccato perché il portale self-service offre molti vantaggi per i dipendenti e per l’IT. Per esempio, i dipendenti possono usare il portale self-service per presentare richieste 24×7 e per vedere l’avanzamento delle stesse. Ancora più importante, possono trovare le risposte alle domande frequenti, permettendo loro di risolvere il problema, anche quando il service desk è chiuso.

Questo non è solo un vantaggio per i dipendenti dell’organizzazione; rappresenta anche una riduzione significativa (realisticamente tra il 10% e il 30%) del numero di richieste presentate. A sua volta, questo significa meno personale per il service desk.

Quindi, come può un dipartimento IT convincere i suoi dipendenti a smettere di usare il telefono o l’e-mail e iniziare a usare il portale self-service? Il primo passo è assicurarsi che il portale soddisfi i requisiti minimi di usabilità ed efficienza.

Requisiti minimi del portale self-service

I dipartimenti IT che hanno già impostato un portale self-service per i dipendenti hanno capito che ci sono alcuni requisiti minimi che devono essere soddisfatti se vogliono che almeno parte della forza lavoro lo usi.

  • Single Sign-On

Gli utenti non iniziano magicamente a lavorare nel modo più efficiente, specialmente quando il primo passo è scomodo. Se le persone devono accedere al portale con un nome utente e una password, probabilmente decideranno che è più facile prendere il telefono o digitare una e-mail veloce.

  • Facilità d’uso

L’interfaccia del portale deve essere intuitiva e non richiedere formazione, anche per gli utenti inesperti.

  • Moduli per le richieste standard

Avere moduli per le richieste standard all’interno del portale è vitale. Questi permetteranno agli utenti di inviare le loro richieste più rapidamente offrendo alcuni checkbox o campi che mostrano solo le scelte pertinenti. Questi moduli consentono anche al dipartimento IT di raccogliere esattamente le informazioni di cui hanno bisogno per completare le richieste, evitando il dispendio di tempo di dover contattare il richiedente per i dati mancanti. Meglio ancora, i moduli assicurano che i ticket vengano passati direttamente al team corretto di supporto, bypassando così la necessità di coinvolgere il service desk. E infine, i dati strutturati che questi moduli necessitano, permettono una gestione delle richieste. Usando i moduli per le richieste standard, il richiedente ottiene più rapidamente ciò di cui ha bisogno.

  • FAQ e Knowledge Articles

Le risposte alle domande più frequenti e i Knowledge Articles con istruzioni facili da seguire aiutano gli utenti a risolvere i propri problemi da soli.

Sapere che non dipendono più da altri li incoraggia a usare il sistema più spesso e a ridurre il carico di lavoro del service desk.

  • Smart Search

Una capacità di ricerca di base è standard in quasi tutte le interfacce dei software. Ma affinché l’utente riceva solo informazioni rilevanti, questa funzione di ricerca deve avere una certa intelligenza.

Deve sapere quali servizi sono utilizzati dalla persona che esegue una ricerca, limitando i risultati alle richieste standard e ai knowledge articles per questi servizi. Idealmente, il portale permette anche all’organizzazione di supporto di analizzare le ricerche eseguite.

  • App per smartphone

Dato che le persone passano sempre più tempo sui loro smartphone, dovrebbero anche essere in grado di usare questi dispositivi per accedere al supporto. Gli utenti non vogliono sempre aspettare di essere dietro i loro computer per inviare una richiesta. Senza un’applicazione per smartphone continuerebbero a usare i loro dispositivi mobili per chiamare o inviare un’e-mail al service desk.

Liberare il potenziale del portale

Avere un portale che soddisfa questi requisiti minimi farà sì che una percentuale ragionevole di dipendenti lo preferisca rispetto al contattare il service desk per telefono o via e-mail. Ottenere fino al 40% non è insolito, ma dipende dall’intuitività dell’interfaccia del portale, così come la qualità del knowledge che fornisce e l’usabilità dei suoi moduli.

Per un direttore IT, arrivare a un tasso di adozione significativamente più alto può non sembrare realistico, ma in realtà è sorprendentemente facile. Il trucco è guardare al di fuori del dipartimento IT.

Un recente studio di Enterprise Management Associates (EMA)(1) ha scoperto che i benefici all’IT arrivano quando l’uso del suo portale self-service è esteso oltre l’IT. Quando l’IT permette ad altre funzioni aziendali (come HR, Acquisti, Facilities, Marketing, Legale, ecc.) di offrire supporto ai dipendenti tramite lo stesso portale, aumenta drasticamente il suo uso.

Con il senno di poi, questo sembra ovvio. Dopo tutto, se le persone hanno bisogno del portale solo una o due volte al mese quando necessitano di supporto IT, non si sentono mai veramente a loro agio nell’usarlo. Secondo lo studio anche con un solo dominio di supporto aggiuntivo (più comunemente HR) sul portale, il dipartimento IT vede un drastico aumento nell’uso del self-service per le richieste IT.

Incoraggiando le organizzazioni a usare il portale self-service per altri servizi oltre che per il supporto IT, lo studio evidenzia molti altri benefici.

Questi benefici includono una migliore collaborazione tra IT e altre funzioni aziendali e una maggiore disponibilità dell’azienda a investire ulteriormente nell’usabilità del portale.

Poiché la maggior parte dei portali self-service sono costruiti su una piattaforma di IT service management (ITSM), EMA ora vede queste piattaforme utilizzate ben oltre i confini del dipartimento IT. Questa tendenza da ITSM a ESM (enterprise service management) è ciò che EMA chiama: La (r)evolution dell’ITSM.

Considerazioni importanti

Prima di incoraggiare altre funzioni aziendali a fare uso della piattaforma ITSM utilizzata dal reparto IT, ci sono alcune cose da considerare.

In un’implementazione a livello aziendale della piattaforma di service management, il portale self-service dovrebbe essere il punto dove i dipendenti vanno quando una lampadina deve essere sostituita in una sala riunioni, quando è necessario l’accesso a un’unità condivisa, o quando un contratto di un fornitore deve essere rivisto. I dipendenti non dovrebbero avere bisogno di sapere chi, o anche quale dipartimento, contattare per tali richieste. Inoltre, gli ingegneri del dipartimento Facilities Management probabilmente non vogliono vedere le richieste destinate agli specialisti IT, e gli specialisti IT probabilmente non dovrebbero vedere le richieste destinate all’ufficio legale. Per le richieste alle risorse umane la separazione dei dati è essenziale poiché gli impiegati condividono molte informazioni sensibili in tali domande e devono fidarsi del portale che mantenga i loro dati privati. Non tutte le piattaforme ITSM rendono facile impostare un unico portale per tutti i dipendenti di un’organizzazione che separi rigorosamente le richieste dei diversi dipartimenti.

Un’altra considerazione importante è che ogni dipartimento avrà esigenze diverse e vorrà configurare la piattaforma di service management in modo differente per garantire che soddisfi queste necessità. Il dipartimento IT può avere diverse necessità per gestire i suoi asset, mentre il reparto HR sarà più esigente quando si tratta della configurazione del loro knowledge base. Nelle grandi imprese con dipartimenti IT o HR in diversi paesi, si noterà inoltre che ogni paese avrà esigenze leggermente diverse per la configurazione del proprio ambiente di service management. Per questi motivi, alcuni strumenti di ITSM potrebbero non soddisfare le necessità degli altri dipartimenti che potrebbero essere interessati ad usare il portale self-service.

Collaborazione Aziendale

4me è progettato per rispondere a questi requisiti. L’innovativo uso di un directory account e di domini di supporto (2) dà a ogni funzione aziendale la possibilità di impostare il proprio ambiente di service management, rendendo possibile per un dominio di supporto modificare le proprie impostazioni senza influenzare gli altri. Non importa quanto i domini di supporto personalizzino i loro ambienti 4me, essi continuano a essere in grado di collaborare in modo sicuro e senza interruzioni tra loro.

1). ESM: the (r)evolution of ITSM Author: Valerie O’Connell, Research Director at Enterprise Management Associates (EMA) Published: May 04, 2020

2). Introducing Directory Accounts Author: Cor Winkler Prins, CEO at 4me, inc.
Published: July 07, 2015

 

Fonte: 4me