4me trasforma il tuo Service Management

4me trasforma il tuo Service Management

È un fatto assodato in tutto il mondo tecnologico che i sistemi che iniziano in modo snello ed efficiente possono facilmente diventare, col tempo, ingombranti e difficili da gestire. Le aziende sono appesantite da un’architettura legacy ingombrante e da processi che lentamente virano verso i silos e creano disconnessioni tra i reparti. Ma il vostro ITSM non deve essere necessariamente così e può contribuire in modo significativo ad aiutare la vostra azienda a rimanere snella sotto tutti gli aspetti!

La gestione dei servizi può e deve essere semplificata e 4me è all’avanguardia. Indipendentemente dalla complessità della vostra azienda, potete mantenere il vostro ITSM semplice grazie a una innovativa multi-tenancy basata sul cloud e a un approccio incentrato sul servizio che mantiene in primo piano la delivery delle richieste dei clienti.

4me consente a tutti i membri di un’azienda di comunicare in un’unica piattaforma universale, il che significa flussi di lavoro efficienti, visibilità completa e collaborazione semplice. Sarete in grado di fare di più, con meno costi.

Per saperne di più, cliccate qui.

Fonte: 4me

 

Le risorse umane, la spina dorsale di tutte le aziende

Le risorse umane, la spina dorsale di tutte le aziende

Le risorse umane fanno parte della spina dorsale di tutte le aziende, ma spesso non sono collegate ai flussi di lavoro di altri team. Senza coordinare le richieste e le esigenze dei dipendenti con gli altri reparti coinvolti, tutto rallenta.

4me ESM è progettato per integrare perfettamente il tuo reparto HR con IT, Operations, Facilities e qualsiasi altro reparto. Sarai in grado di eseguire facilmente i flussi di lavoro delle risorse umane, in tandem con altri team, per garantire la conformità e aumentare la produttività (soprattutto tramite l’automazione).

Scopri di più:

Download “4me ESM for HR” 4me-ESM-for-HR-EN.pdf – Scaricato 48 volte – 425 KB

Fonte: 4me

4me trasforma l’erogazione dei servizi con un’unica piattaforma completa

4me trasforma l’erogazione dei servizi con un’unica piattaforma completa

4me offre la possibilità di semplificare i flussi di lavoro, promuovere la collaborazione e garantire una comunicazione efficiente all’interno e tra le organizzazioni. Scopri come la piattaforma innovativa 4me consente alle aziende di migliorare l’efficienza operativa e offrire esperienze eccezionali ai clienti.

Centralizzando tutte le attività legate al servizio, 4me permette ai team di lavorare insieme senza soluzione di continuità, eliminando i silos e promuovendo la collaborazione tra le varie funzioni. 4me facilita le interazioni in tempo reale, assicurando che i vostri team e clienti siano informati in ogni fase del processo.

Grazie ai flussi di lavoro automatizzati e alle funzionalità di gestione delle attività, la vostra azienda può ridurre i tempi di risposta, migliorare l’allocazione delle risorse e rispettare gli accordi sui livelli di servizio con facilità.

L’architettura unica di 4me è stata progettata per fornire 3 funzionalità fondamentali di cui la vostra organizzazione ha bisogno per fornire servizi con successo ed efficacia: collaborazione, velocità e agilità e analisi.

Collaborazione
La vostra azienda si affida sempre più spesso a risorse, competenze, tecnologie e capacità di fornitori terzi. La capacità di collaborare facilmente e rapidamente è quindi essenziale.

4me facilita la collaborazione, fornendo un unico ambiente a tutti i clienti. Connettetevi rapidamente ad altre aziende e iniziate a collaborare, senza la necessità di realizzare integrazioni complesse e costose.

Velocità e agilità
La vostra azienda opera in un mondo frenetico, dove la rapidità di rispondere rapidamente a nuove richieste o opportunità è fondamentale.

Questo significa che l’implementazione di nuovi servizi e l’inserimento di nuovi team, clienti e fornitori devono essere semplici e veloci. Adattare 4me alle esigenze della vostra organizzazione non dipende da amministratori di sistema o sviluppatori.

4me è realizzato con tecnologie moderne e offre prestazioni ineguagliabili, indipendentemente dal luogo in cui vi trovate e dalla quantità di dati memorizzati.

Analisi
La struttura dei dati incentrata sui servizi di 4me fornisce un approccio olistico e organizzato alla gestione dei servizi. Aiuta a comprendere le relazioni, le dipendenze e le interazioni tra i servizi, i loro fornitori e gli utenti. Le parti interessate possono allineare facilmente aspettative e obiettivi e misurare i livelli di servizio, qualità e prestazioni concordati. 4me fornisce una visione dettagliata per ogni servizio, combinando metriche in un unico cruscotto.

Ricco di funzioni

4me offre tutte le funzionalità necessarie per una completa gestione end-to-end dei vostri servizi out of the box. Gestite richieste, flussi di lavoro e progetti con un’unica piattaforma. Tenete traccia di costi, qualità e soddisfazione degli utenti.  Automatizzate qualsiasi flusso di lavoro con 4me Workflow Automator.

Prezzi unici e prevedibili

4me ha un’esclusiva struttura di licenze “pay-as-you-go”, basata sul consumo che vi permette di aumentare o diminuire le vostre dimensioni in qualsiasi momento. Tutte le funzionalità sono incluse nella licenza, quindi non è necessario di moduli aggiuntivi quando si iniziano a usare più funzioni.

Scarica il documento di 4me

Download “4me Overview EN” 4me-Overview-EN.pdf – Scaricato 140 volte – 578 KB

Fonte: 4me

La piattaforma di Service Management 4me introduce un webshop completamente funzionante

La piattaforma di Service Management 4me introduce un webshop completamente funzionante

4me® ha appena rilasciato un webshop completo, senza costi aggiuntivi per i suoi clienti.  Esso consente alle persone dell’azienda (e persino alle organizzazioni dei clienti) di ordinare articoli o servizi direttamente dal portale Self Service di 4me. Come le altre funzionalità della piattaforma, è semplicemente disponibile e pronto per essere utilizzato dai clienti che ne hanno bisogno.

La funzionalità di webshop è una novità importante che è stata molto richiesta dai partner e dai clienti di 4me. Questa sofisticata funzionalità è stata ora aggiunta a 4me, rendendo la piattaforma ancora più completa per migliorare ulteriormente la fornitura di servizi e l’esperienza degli utenti. Il “4me Shop” consente ai dipendenti delle aziende (e ai loro clienti) di ordinare prodotti, servizi o abbonamenti direttamente dallo stesso portale Self Service di 4me che utilizzano per richiedere assistenza, ottenere l’approvazione, lavorare su attività di progetto e registrare il tempo.

Flussi di lavoro efficienti e perfetta integrazione tra gli account

Una delle caratteristiche principali di 4me è la sua architettura unica, che consente un’integrazione semplice e perfetta tra gli account. Questo vale anche per la funzione shop. Quando un’organizzazione crea un articolo nello shop e lo collega a un Service Level Agreement (SLA) attivo di un cliente esterno, quest’ultimo può consentire ai propri utenti di acquistare il prodotto. La visibilità degli articoli nello shop è determinata dagli SLA per i quali l’utente ha copertura. Non è necessaria alcuna manutenzione aggiuntiva; gli utenti vedono automaticamente solo gli articoli corrispondenti nello shop.

I Service Level Manager possono definire quali clienti o organizzazioni hanno accesso allo shop e possono configurare il proprio shop modificando i nomi dei prodotti, le descrizioni, i prezzi e altri campi. In questo modo, è possibile rinominare e rivendere i prodotti e i servizi di un fornitore o semplicemente cambiare i prezzi. Ciò è particolarmente vantaggioso per i managed service providers (MSP) e i loro clienti.

Come tutti gli altri servizi di 4me, lo shop è dotato di efficienti flussi di lavoro per la gestione degli ordini. Ogni articolo può avere un proprio flusso di lavoro per la preparazione e la consegna, comprese le fasi di approvazione.

In cima alla lista dei desideri dei clienti

4me si impegna a offrire ai propri clienti una piattaforma enterprise service management unificata che sia e rimanga il più completa possibile per una fornitura di servizi semplice ed efficiente. Ogni settimana vengono rilasciati aggiornamenti del prodotto e nuove funzionalità, senza costi aggiuntivi per i clienti 4me. Questa volta si tratta di una nuova funzionalità importante.

“Ci piace coinvolgere i nostri partner e clienti nel decidere la linea di sviluppo della piattaforma. Il webshop era in cima alla lista dei desideri. Poiché si tratta di una nuova funzionalità importante, ci è voluto un po’ di tempo per svilupparla e perfezionarla, ma siamo entusiasti del risultato finale e lo sono anche i nostri clienti. Farà davvero la differenza per le organizzazioni che desiderano ridurre ulteriormente la complessità e che vogliono fornire a dipendenti e clienti un portale facile da usare per ogni servizio di cui hanno bisogno“. Cor Winkler Prins, Co-Founder e CEO di 4me.

Visibilità e controllo completi

Poiché tutto si svolge in 4me, i clienti hanno una visibilità completa e un controllo totale, che rende molto semplice la tracciabilità e la verifica dello shop.

Informazioni su 4me – la piattaforma di Service Management completa

4me® combina l’ITSM con le funzionalità ESM e SIAM, consentendo a tutti i dipartimenti interni, come IT, HR e Facilities, nonché ai fornitori esterni di servizi gestiti, di lavorare senza soluzione di continuità. Allo stesso tempo, 4me fornisce una visibilità e un controllo completi dei costi e della qualità dei servizi, consentendo al management di ottimizzare il valore aziendale derivante da ciascun servizio.

Fonte: Newswire

 

WESTPOLE ha scelto 4me per portare il proprio Service Management ad un livello superiore

WESTPOLE ha scelto 4me per portare il proprio Service Management ad un livello superiore

Grazie a un unico portale di facile utilizzo per l’intera azienda e per tutti i suoi clienti, l’erogazione del servizio è migliorata in modo significativo.

“Il nostro service delivery è migliorato in modo significativo ora che tutti i processi sono gestiti in 4me. I workflows efficienti e facili da gestire, il service catalog ben progettato come unico punto di contatto (single point of contact) e il configuration management database sono stati fondamentali e hanno fatto la differenza.”

“Inoltre, grazie alla visibilità e alla reportistica di 4me, ora abbiamo molte più informazioni e un maggiore controllo; è più facile capire cosa sta accadendo e apportare le dovute modifiche. E grazie alla funzionalità di monitoraggio dei costi di servizio, abbiamo una conoscenza accurata dei costi dei processi”.

Raffaella Ciampini, Quality Assurance Specialist presso WESTPOLE ITALIA

L’implementazione è avvenuta in collaborazione con il partner italiano di riferimento di 4me, C.H. Ostfeld Servizi, che ha garantito che 4me fosse implementato senza problemi e rispondesse a tutte le esigenze di WESTPOLE.

Leggi la success story

Download “4me Success Story Westpole” 4me-Success-Story-Westpole-EN.pdf – Scaricato 191 volte – 546 KB

Fonte: 4me

Premium Implementation Partner di 4me

Premium Implementation Partner di 4me

Siamo orgogliosi di essere  Premium Implementation Partner di 4me.

Questo prestigioso riconoscimento ci qualifica come fornitore altamente qualificato di servizi professionali per la soluzione 4me.

4me® unisce l’ITSM con le funzionalità ESM e SIAM, consentendo a tutti i reparti interni, come IT, HR e Facilities, nonché ai fornitori di servizi esterni e ai clienti, di collaborare in modo sicuro e senza soluzione di continuità in un’unica piattaforma completa. Allo stesso tempo, 4me fornisce una visibilità e un controllo completi dei costi e della qualità dei servizi.

C.H. Ostfeld Servizi sarà presente all’evento 4me Connect 2022

C.H. Ostfeld Servizi sarà presente all’evento 4me Connect 2022

Il 30, 31 maggio e il 1 giugno  C.H. Ostfeld Servizi sarà presente all’evento 4me Connect 2022 che si terrà a  Rotterdam.

4me Connect è un entusiasmante evento annuale di due giorni dedicato al SIAM e al Service Management.

4me permette la gestione completa dei servizi aziendali. Creato per ottimizzare l’automazione del flusso di lavoro dei servizi per tutti i reparti – IT, Risorse umane, Acquisti, Strutture, Sicurezza e altro – in un’unica piattaforma completa.

Durante l’evento sono previste sessioni di formazione e certificazione rivolte ad amministratori e consulenti, news e roadmap.

Download “Agenda Training” 4me-Connect22-Agenda-Day1.pdf – Scaricato 209 volte – 58 KB

Download “Agenda conferenza” 4me-Connect22-Agenda-Day2-FINAL.pdf – Scaricato 192 volte – 64 KB

 

 

Estendere la capacità dell’ITSM per includere la gestione della sicurezza informatica

Estendere la capacità dell’ITSM per includere la gestione della sicurezza informatica

Con la crescente necessità per le imprese di essere conformi alla legislazione sulla protezione dei dati e agli standard di sicurezza, nasce la necessità di istituire un sistema per supportare e monitorare le procedure di protezione e sicurezza dei dati. Questo white paper esamina se è una buona idea utilizzare l’IT service management (ITSM) o l’enterprise service management (ESM) esistenti per questo scopo e identifica la funzionalità che un sistema ITSM dovrebbe possedere per avere successo in questo settore.

L’IT non è un’isola. Né lo è nemmeno la sicurezza informatica. Come vi dirà qualsiasi buon management framework, Governance, Risk and Compliancy (GRC) sono al centro di ciò che viene fatto nell’IT. Può sembrare semplice, ma è facile perdersi nella miriade di framework, best practice, linee guida, standard e buoni consigli disponibili. E quando avete finalmente identificato i framework di gestione a cui la vostra organizzazione vuole aderire, dovete decidere il sistema o i sistemi per gestire i framework. Oppure come spesso accade, le organizzazioni finiscono con l’avere un sistema di gestione separato per ciascuno di questi framework.

Non sarebbe meglio avere un unico sistema di gestione, un cosiddetto Integrated Management System (IMS) che combini tutti gli aspetti dei sistemi, processi e standard di un’organizzazione in un unico sistema intelligente? E perché non utilizzare il vostro IT service management o l’enterprise management system a tale scopo? Questo unico sistema misto consentirà alla vostra organizzazione di semplificare la gestione, risparmiare tempo e aumentare l’efficienza.

Per portare con successo i management frameworks su un sistema di gestione, una prima importante domanda a cui rispondere è se ci sono punti in comune a tutti questi framework.

E se davvero questi framework condividono alcuni principi comuni, significa che è una buona idea utilizzare un sistema comune per supportare e monitorare questi framework? E in secondo luogo, quali sono i requisiti per questo sistema di gestione integrato e il vostro attuale sistema ITSM è conforme a questi requisiti?

Questo white paper risponderà a entrambe le domande.

Download “4me Whitepaper Extending ITSM Capabilities to Include Information Security Management” 4me-Whitepaper-Extending-ITSM-Capabilities-to-Include-Information-Security-Management-US-EN.pdf – Scaricato 268 volte – 524 KB

Fonte: 4me

Next-Generation Enterprise Service Management

Next-Generation Enterprise Service Management

Che cos’è l’ESM?

L’ESM rende gli strumenti di service management, che spesso sono utilizzati solo all’interno del dipartimento IT, disponibili per tutti i servizi dell’azienda. I dipendenti fanno fatica a capire perché possono presentare una richiesta quando il WiFi smette di funzionare, ma non quando hanno una domanda su una busta paga, un contratto che deve essere rivisto dall’ufficio legale, o una spia sul cruscotto che indica che qualcosa non va con la loro auto aziendale.

L’aspettativa all’interno dell’impresa digitale è che sia disponibile un’app per il supporto sullo smartphone di ogni dipendente. I dipendenti possono usare quell’app, o il loro desktop, per qualsiasi domanda senza dover sapere se è una domanda per l’IT o una domanda relativa all’HR. Questo è l’enterprise service management. I dipendenti possono ottenere aiuto per ogni servizio che l’azienda mette loro a disposizione.

Il panorama cambia

Molto è cambiato da quando i dipartimenti IT hanno iniziato a creare i loro help desk. A quel tempo, l’obiettivo era semplice: assicurarsi che i dipendenti con una domanda o un problema IT potessero tornare al lavoro il più rapidamente possibile. Oggi, anche altri dipartimenti aziendali, come le risorse umane, l’ufficio acquisti e il facility management, vedono i vantaggi di questo approccio. Non aspettatevi però che istituiscano un help desk tradizionale.

Un dipendente moderno non vuole necessariamente chiamare o inviare un’e-mail all’help desk. Prendendo il suo smartphone, si aspetta di trovare rapidamente la risposta alla sua domanda o, se necessario, un’opzione di assistenza.

Vantaggi competitivi

La soddisfazione dei dipendenti non è l’unico vantaggio di implementare una soluzione ESM all’interno di un’organizzazione. Il self-service e l’automazione dei servizi possono ridurre notevolmente i costi operativi e diminuire i tempi di inattività. I servizi interdipartimentali possono essere gestiti centralmente e essere completamente standardizzati.

Quando i dipendenti utilizzano un unico punto per tutti i servizi, la comunicazione tra le persone e i reparti può essere molto più efficace, aumentando la collaborazione e la responsabilità. E infine, un’efficace soluzione di enterprise service management fornisce un mezzo semplice per gestire i livelli di servizio in tempo reale.

Trasparenza e protezione delle informazioni

In 4me, ogni organizzazione o dipartimento ha il proprio account separato, che può essere configurato indipendentemente dagli altri account. Per esempio, il dipartimento HR potrebbe voler utilizzare le funzionalità di project management di 4me, mentre il dipartimento IT potrebbe voler attivare e personalizzare le funzionalità del CMDB di 4me. Ognuno può rendere disponibili le proprie richieste di servizio standard e i knowledge articles per i dipendenti dell’azienda. La trasparenza e la protezione delle informazioni per i singoli dipendenti è assicurata. Tutti possono monitorare lo stato di avanzamento di tutte le loro richieste, sia che queste arrivino al dipartimento IT o alle risorse umane. Allo stesso tempo, gli specialisti IT non possono vedere le richieste HR dei dipendenti.

Collaborazione tra i domini di supporto

Una volta che più domini di supporto sono in uso, i team possono concordare di consentire la collaborazione tra i loro account 4me su richieste, change, progetti e/o assets. Pensate, per esempio, a una richiesta per l’inserimento di un nuovo dipendente. Questa richiesta può innescare un flusso di lavoro con compiti per l’HR per impostare lo stipendio, per l’IT per fornire un computer portatile e un account di posta elettronica, e per le facilities per rendere disponibile una scrivania. I dettagli di questa richiesta sono completamente trasparenti in ogni momento per i dipendenti coinvolti, mentre le informazioni personali sul nuovo assunto saranno schermate per chiunque al di fuori delle risorse umane. Questa collaborazione genererà più efficienza, migliore comunicazione e una solida base per gli accordi sul livello di servizio tra i dipartimenti.

Account di supporto aggiuntivi

Nel corso del tempo, la maggior parte delle organizzazioni vede sempre più dipartimenti chiedere un dominio di supporto. Impostare un account di dominio di supporto aggiuntivo è facile in 4me. Tutti i dati dei dipendenti, del dipartimento e del sito sono già disponibili nell’account della directory di 4me. Così come il portale self-service e la configurazione single sign-on. L’impostazione di un dominio di supporto aggiuntivo 4me non costa nulla e può essere fatto internamente.

Aggiornamenti semplici

La vera architettura SaaS e multi-tenant di 4me permette una facile transizione dalla soluzione ITSM alla soluzione ESM. Consente anche aggiornamenti regolari, a costo zero, con zero tempi di inattività. Per una panoramica delle capacità del nostro software, date un’occhiata alla nostra soluzione IT Service Management.

SIAM: Service Management oltre l’azienda

Nell’attuale mercato della specializzazione dei servizi, la vostra azienda probabilmente si affiderà ai servizi di fornitori interni ed esterni per essere d’aiuto ai propri clienti. L’inclusione di queste parti esterne nel vostro service management si chiama Service Integration and Management, o SIAM. 4me è stato costruito da zero per permettere ai fornitori di servizi interni ed esterni delle imprese di collaborare mentre 4me tiene traccia di tutti i livelli di servizio.

Fonte: 4me

Trasformare il portale self-service nella più preziosa risorsa per i dipendenti

Trasformare il portale self-service nella più preziosa risorsa per i dipendenti

La maggior parte dei dipartimenti IT ha già un portale self-service, ma lottano per convincere i dipendenti a usarlo. Per vari motivi, i dipendenti continuano a chiamare o inviare un’e-mail al service desk ogni volta che hanno bisogno dell’aiuto degli esperti IT. Questo è un peccato perché il portale self-service offre molti vantaggi per i dipendenti e per l’IT. Per esempio, i dipendenti possono usare il portale self-service per presentare richieste 24×7 e per vedere l’avanzamento delle stesse. Ancora più importante, possono trovare le risposte alle domande frequenti, permettendo loro di risolvere il problema, anche quando il service desk è chiuso.

Questo non è solo un vantaggio per i dipendenti dell’organizzazione; rappresenta anche una riduzione significativa (realisticamente tra il 10% e il 30%) del numero di richieste presentate. A sua volta, questo significa meno personale per il service desk.

Quindi, come può un dipartimento IT convincere i suoi dipendenti a smettere di usare il telefono o l’e-mail e iniziare a usare il portale self-service? Il primo passo è assicurarsi che il portale soddisfi i requisiti minimi di usabilità ed efficienza.

Requisiti minimi del portale self-service

I dipartimenti IT che hanno già impostato un portale self-service per i dipendenti hanno capito che ci sono alcuni requisiti minimi che devono essere soddisfatti se vogliono che almeno parte della forza lavoro lo usi.

  • Single Sign-On

Gli utenti non iniziano magicamente a lavorare nel modo più efficiente, specialmente quando il primo passo è scomodo. Se le persone devono accedere al portale con un nome utente e una password, probabilmente decideranno che è più facile prendere il telefono o digitare una e-mail veloce.

  • Facilità d’uso

L’interfaccia del portale deve essere intuitiva e non richiedere formazione, anche per gli utenti inesperti.

  • Moduli per le richieste standard

Avere moduli per le richieste standard all’interno del portale è vitale. Questi permetteranno agli utenti di inviare le loro richieste più rapidamente offrendo alcuni checkbox o campi che mostrano solo le scelte pertinenti. Questi moduli consentono anche al dipartimento IT di raccogliere esattamente le informazioni di cui hanno bisogno per completare le richieste, evitando il dispendio di tempo di dover contattare il richiedente per i dati mancanti. Meglio ancora, i moduli assicurano che i ticket vengano passati direttamente al team corretto di supporto, bypassando così la necessità di coinvolgere il service desk. E infine, i dati strutturati che questi moduli necessitano, permettono una gestione delle richieste. Usando i moduli per le richieste standard, il richiedente ottiene più rapidamente ciò di cui ha bisogno.

  • FAQ e Knowledge Articles

Le risposte alle domande più frequenti e i Knowledge Articles con istruzioni facili da seguire aiutano gli utenti a risolvere i propri problemi da soli.

Sapere che non dipendono più da altri li incoraggia a usare il sistema più spesso e a ridurre il carico di lavoro del service desk.

  • Smart Search

Una capacità di ricerca di base è standard in quasi tutte le interfacce dei software. Ma affinché l’utente riceva solo informazioni rilevanti, questa funzione di ricerca deve avere una certa intelligenza.

Deve sapere quali servizi sono utilizzati dalla persona che esegue una ricerca, limitando i risultati alle richieste standard e ai knowledge articles per questi servizi. Idealmente, il portale permette anche all’organizzazione di supporto di analizzare le ricerche eseguite.

  • App per smartphone

Dato che le persone passano sempre più tempo sui loro smartphone, dovrebbero anche essere in grado di usare questi dispositivi per accedere al supporto. Gli utenti non vogliono sempre aspettare di essere dietro i loro computer per inviare una richiesta. Senza un’applicazione per smartphone continuerebbero a usare i loro dispositivi mobili per chiamare o inviare un’e-mail al service desk.

Liberare il potenziale del portale

Avere un portale che soddisfa questi requisiti minimi farà sì che una percentuale ragionevole di dipendenti lo preferisca rispetto al contattare il service desk per telefono o via e-mail. Ottenere fino al 40% non è insolito, ma dipende dall’intuitività dell’interfaccia del portale, così come la qualità del knowledge che fornisce e l’usabilità dei suoi moduli.

Per un direttore IT, arrivare a un tasso di adozione significativamente più alto può non sembrare realistico, ma in realtà è sorprendentemente facile. Il trucco è guardare al di fuori del dipartimento IT.

Un recente studio di Enterprise Management Associates (EMA)(1) ha scoperto che i benefici all’IT arrivano quando l’uso del suo portale self-service è esteso oltre l’IT. Quando l’IT permette ad altre funzioni aziendali (come HR, Acquisti, Facilities, Marketing, Legale, ecc.) di offrire supporto ai dipendenti tramite lo stesso portale, aumenta drasticamente il suo uso.

Con il senno di poi, questo sembra ovvio. Dopo tutto, se le persone hanno bisogno del portale solo una o due volte al mese quando necessitano di supporto IT, non si sentono mai veramente a loro agio nell’usarlo. Secondo lo studio anche con un solo dominio di supporto aggiuntivo (più comunemente HR) sul portale, il dipartimento IT vede un drastico aumento nell’uso del self-service per le richieste IT.

Incoraggiando le organizzazioni a usare il portale self-service per altri servizi oltre che per il supporto IT, lo studio evidenzia molti altri benefici.

Questi benefici includono una migliore collaborazione tra IT e altre funzioni aziendali e una maggiore disponibilità dell’azienda a investire ulteriormente nell’usabilità del portale.

Poiché la maggior parte dei portali self-service sono costruiti su una piattaforma di IT service management (ITSM), EMA ora vede queste piattaforme utilizzate ben oltre i confini del dipartimento IT. Questa tendenza da ITSM a ESM (enterprise service management) è ciò che EMA chiama: La (r)evolution dell’ITSM.

Considerazioni importanti

Prima di incoraggiare altre funzioni aziendali a fare uso della piattaforma ITSM utilizzata dal reparto IT, ci sono alcune cose da considerare.

In un’implementazione a livello aziendale della piattaforma di service management, il portale self-service dovrebbe essere il punto dove i dipendenti vanno quando una lampadina deve essere sostituita in una sala riunioni, quando è necessario l’accesso a un’unità condivisa, o quando un contratto di un fornitore deve essere rivisto. I dipendenti non dovrebbero avere bisogno di sapere chi, o anche quale dipartimento, contattare per tali richieste. Inoltre, gli ingegneri del dipartimento Facilities Management probabilmente non vogliono vedere le richieste destinate agli specialisti IT, e gli specialisti IT probabilmente non dovrebbero vedere le richieste destinate all’ufficio legale. Per le richieste alle risorse umane la separazione dei dati è essenziale poiché gli impiegati condividono molte informazioni sensibili in tali domande e devono fidarsi del portale che mantenga i loro dati privati. Non tutte le piattaforme ITSM rendono facile impostare un unico portale per tutti i dipendenti di un’organizzazione che separi rigorosamente le richieste dei diversi dipartimenti.

Un’altra considerazione importante è che ogni dipartimento avrà esigenze diverse e vorrà configurare la piattaforma di service management in modo differente per garantire che soddisfi queste necessità. Il dipartimento IT può avere diverse necessità per gestire i suoi asset, mentre il reparto HR sarà più esigente quando si tratta della configurazione del loro knowledge base. Nelle grandi imprese con dipartimenti IT o HR in diversi paesi, si noterà inoltre che ogni paese avrà esigenze leggermente diverse per la configurazione del proprio ambiente di service management. Per questi motivi, alcuni strumenti di ITSM potrebbero non soddisfare le necessità degli altri dipartimenti che potrebbero essere interessati ad usare il portale self-service.

Collaborazione Aziendale

4me è progettato per rispondere a questi requisiti. L’innovativo uso di un directory account e di domini di supporto (2) dà a ogni funzione aziendale la possibilità di impostare il proprio ambiente di service management, rendendo possibile per un dominio di supporto modificare le proprie impostazioni senza influenzare gli altri. Non importa quanto i domini di supporto personalizzino i loro ambienti 4me, essi continuano a essere in grado di collaborare in modo sicuro e senza interruzioni tra loro.

1). ESM: the (r)evolution of ITSM Author: Valerie O’Connell, Research Director at Enterprise Management Associates (EMA) Published: May 04, 2020

2). Introducing Directory Accounts Author: Cor Winkler Prins, CEO at 4me, inc.
Published: July 07, 2015

 

Fonte: 4me